Centro de Gestão de Projetos

O CGPR (Centro de Gestão de Projetos Riosoft) entra em operação em 2017, estruturado para oferecer serviços de apoio ao planejamento e controle dos projetos, contando com especialistas PMP (Project Management Professional, certificados pelo Project Management Institute – PMI) e as adequadas ferramentas para automação desses serviços.

Os serviços oferecidos pelo CGPR são:

1) Mentoria – Integrado ao programa da Riosoft: Modalidade de atendimento agendado, gratuito, para simples orientação – vide em www.riosoft.org.br; 

2) Capacitação de profissionais: Serviço oferecido integrado aos cursos agendados e realizados nas instalações da Riosoft. As empresas que necessitem de treinamento específico sobre Gerenciamento de Projetos em época e/ou local mais adequado, de acordo com sua conveniência, também podem demandar este serviço. Para 2017 ainda está previsto disponibilizar um evento de preparação de profissionais para a busca de certificação PMP;

3) Consultoria de apoio aos processos internos de gerenciamento de projetos: diagnóstico e acompanhamento da execução dos processos de gestão dos projetos das empresas clientes, compreendendo todas as atividades necessárias ao bom andamento dos seus projetos;


4) Auditoria / Diagnóstico de Projetos: Verificação e avaliação dos procedimentos utilizados pelas empresas clientes em relação ao gerenciamento de seus projetos, recomendando ações para correção de eventuais desvios no curso dos projetos auditados;

5) Implantação de Metodologia: Implantação de metodologia de gerenciamento de projetos. Apoio nas atividades para definição, implantação e consolidação de uma metodologia nas empresas clientes, para gerenciamento de seus projetos.

FUNDAMENTOS
A disciplina de gerenciamento de projetos aborda conceitos, processos, ferramentas e técnicas relativas à gestão de projetos que, bem utilizados, permitem o adequado tratamento de qualquer tipo de projeto, aumentando assim, significativamente, as suas chances de sucesso. 

O PMI (Project Management Institute ou Instituto de Gerenciamento de Projetos) é uma entidade com mais de 260 mil membros em mais de 170 países, que tem como um dos objetivos básicos a documentação, divulgação e apoio à aplicação da disciplina de gerenciamento de projetos no mundo.

A principal publicação deste instituto é o PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), atualmente na quinta edição (2013), que apresenta em detalhes os conceitos básicos e os 47 processos recomendados sobre o gerenciamento de projetos.

O PMBOK define dez áreas de conhecimento (integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e gerenciamento das partes interessadas) e cinco grupos de processos (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento) nos quais estão distribuídos os processos.

A disciplina apresenta os conceitos de forma genérica, aplicáveis a qualquer projeto independentemente da área de atuação (TI, construção civil, indústria farmacêutica, etc) ou porte. Caberá à cada organização, de acordo com suas necessidades, limitações e objetivos, adequar a aplicação desses conceitos e processos ao seu próprio portfólio de projetos, pela definição e implantação de uma metodologia de gerenciamento de projetos que seja aceita e seguida por todas as pessoas envolvidas. Os conceitos e processos, na sua maioria, não consistem em novos conhecimentos, mas apenas na formalização e organização de velhas ideias já consagradas, o que simplifica em muito a sua aplicação.

Alguns processos e documentos mencionados na disciplina são recomendáveis e considerados como indispensáveis para qualquer projeto, como, por exemplo, os termos de abertura e de encerramento do projeto, a estrutura analítica do projeto (WBS – Work Breakdown Structure) e o gerenciamento das mudanças.

O conhecimento e aplicação da disciplina de gerenciamento de projetos é, sem dúvida, um importante fator para o aprimoramento das atividades de planejamento, acompanhamento e controle dos projetos de qualquer empresa. Somente assim será possível passar da indesejável situação de tratamento dos projetos de forma empírica e desorganizada para o almejado cenário de domínio, controle e sucesso de todos os seus projetos.


METODOLOGIA 
Metodolgia de gerenciamento de projetos (MGP) é o conjunto de normas, documentos, procedimentos, ferramentas e técnicas que devem ser aplicados para o gerenciamento dos projetos da empresa. Ela deve descrever os processos necessários para gerenciar os projetos, desde a sua criação até o seu encerramento.

Segundo Harold Kerzner (Gestão de projetos – As melhores práticas), “Além de melhorar o desempenho durante a execução do projeto, a MGP criará, igualmente, as condições para aumentar a confiança dos clientes e, assim, aperfeiçoar o relacionamento com eles”.

A MGP para uma determinada empresa deve ser criada com base nos conceitos da disciplina de gerenciamento de projetos e nas peculiaridades da empresa. Para cada empresa haverá uma MGP própria, singular e mutante. A MGP precisa se adaptar às mudanças ocorridas na empresa.

Ainda segundo Harold Kerzner (Gestão de projetos – As melhores práticas), “Criar uma MGP funcional não é tarefa simples. Um dos maiores equívocos que alguém pode cometer é desenvolver uma metodologia diferente para cada tipo de projeto. Outro seria não conseguir integrar a metodologia e as ferramentas da gestão de projetos em um processo unificado. 

Quando as organizações desenvolvem metodologias e ferramentas de gestão de projetos que se completam e se complementam, surgem os benefícios. Em primeiro lugar, o trabalho passa a fluir com menor número de mudanças de objetivos. Em segundo lugar, os processos são planejados para criar o mínimo possível de distúrbios nas atividades operacionais da empresa”.

Essa metodologia não pode ser implementada da noite para o dia, e nem por decreto.  

As atividades de qualquer empresa podem ser classificadas em apenas duas categorias: (1) atividades operacionais e (2) projetos.

De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, publicado pelo PMI - Project Management Institute), projeto é qualquer empreendimento temporário (com início e fim definidos) que objetiva a realização de algo novo. Com base nesse conceito, conclui-se facilmente que empresas de TI vivem eminentemente da realização de projetos.

A primeira questão a ser considerada nesse contexto é: qual o grau de importância atualmente observado para o adequado tratamento dos projetos nessas empresas? 

As empresas que ainda não tiveram a oportunidade de tratar os seus projetos com base nas modernas técnicas e ferramentas da disciplina de Gerenciamento de Projetos apresentam situação parecida, e indesejável, em relação à maioria dos seus projetos: percebe-se claramente uma situação, generalizada nessas empresas, de ausência ou deficiência nas etapas de planejamento e controle dos projetos, o que acarreta, na maioria dos casos, cronogramas atrasados, orçamentos estourados, qualidade abaixo da expectativa do cliente, e outras situações indesejáveis em relação aos projetos, provocando um significativo desperdício de recursos.

Indicadores de desempenho e tendências relativos aos vários projetos, individualmente e de forma integrada, são desconhecidos ou obtidos de forma empírica, gerando um significativo desperdício de recursos.

Poucas empresas documentam formalmente as lições aprendidas, bancos de informações de grande valia para projetos futuros semelhantes. Via de regra não estão devidamente documentados e de fácil acesso, ou pertencem ao conhecimento de poucos técnicos e evaporam-se com o desligamento desses técnicos da empresa.

O sucesso de uma empresa está intimamente relacionado com o sucesso dos seus projetos. Com base neste princípio, seria esperado que todas as empresas, notadamente as empresas de TI, tratassem adequadamente as atividades de gestão dos projetos, buscando dessa forma a maximização dos resultados de seus investimentos.

Seja por desconhecimento, por escassez de recursos físicos ou humanos, ou por outros fatores indesejáveis, o fato é que, de uma maneira geral, as empresas não tratam os seus projetos com a atenção e o cuidado que deveriam ser dedicados a eles.

Na grande maioria das empresas de TI do estado do Rio de Janeiro, não existem principalmente condições financeiras  para criação de uma estrutura própria de apoio às atividades de gestão de seus projetos. 

Em uma boa parte do universo dessas empresas encontram-se iniciativas isoladas, não corporativas, com execução de alguns processos e utilização de ferramentas voltados para a gestão dos projetos. Uma quantidade muito pequena de empresas aplica alguma metodologia de gerenciamento de projetos com processos, técnicas e ferramentas, utilizadas de forma corporativa e de conhecimento de todas as pessoas envolvidas.

Por outro lado, as nossas empresas classificadas como de pequeno ou médio porte ressentem-se de recursos especializados para o adequado tratamento e gestão dos seus projetos. Percebe-se claramente uma situação, generalizada nessas empresas, de ausência ou deficiência nas etapas de planejamento e controle dos projetos, o que acarreta, na maioria dos casos, cronogramas atrasados, orçamentos estourados, qualidade abaixo da expectativa do cliente, e outras situações indesejáveis em relação aos projetos, provocando um significativo desperdício de recursos.

Esta realidade é que levou a Riosoft a investir na criação do CGPR. É uma  alternativa de solução para oferecer a prestação de serviços especializados em gestão de projetos para essas empresas, inclusive com a possibilidade de compartilhamento dos custos por grupos de empresas, viabilizando desta forma o atendimento às suas necessidades. 

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